De verzoeken onder de Woo kennen een wettelijke afhandelingstermijn van maximaal 42 dagen. Het rapport ‘Ondraaglijk traag’ uit 2022 van de Open State Foundation liet echter zien dat ministeries gemiddeld 161 dagen nodig hebben om een Woo-verzoek af te handelen. In Deventer was de gemiddelde afhandelingstermijn in 2023 72 dagen. Het doel voor de komende jaren is om dit gemiddelde omlaag te krijgen. Een kanttekening daarbij is dat omvangrijke Woo-verzoeken ook in deze statistiek zijn meegenomen: artikel 4.2a van de Woo zegt dat bij omvangrijke verzoeken, de indiener en de gemeente in overleg treden over de beslistermijn. De onderstaande tabel geeft inzicht in hoe het behandelen van Woo-verzoeken in Deventer de afgelopen jaren verliep.

Informatieverzoeken komen vaak binnen of worden gestroomlijnd via het KCC (Klant Contact Centrum). Als de informatie al openbaar is krijgt de verzoeker deze zo snel mogelijk. Is de informatie nog niet openbaar dan kan via een Woo-verzoek, afhankelijk van het verzoek en de uitzonderingsgronden die van toepassing zijn, worden geleverd. De Woo-contactpersoon komt dan in beeld en neemt veelal contact op met de verzoeker. Het aantal Woo-verzoeken waarbij contact is opgenomen met verzoeker, is in lijn met artikel 4.2a van de Woo als indicator toegevoegd. De zogenaamde informele aanpak leidt tot lagere afhandelingskosten, snellere doorlooptijden en grotere tevredenheid bij verzoeker en behandelend ambtenaar. Omdat volgens de Woo de behandeltermijn voor verdaging van vier naar twee weken is ingekort, kan dit in hoge mate bijdrage aan tijdige behandeling en ook grotere tevredenheid bij de verzoeker. Di past bij de doelstellingen van de Woo met de menselijke maat.

Medewerkers Wet open overheid

Sinds november 2022 is er een DOWR Woo-kwartiermaker en -contactpersoon, die voor gemeente Deventer ook de Woo-verzoeken coördineert. Sinds 2024 zijn er nog 2 medewerkers bijgekomen die juridische en administratieve ondersteuning voor de Woo als taak hebben. Dit team heeft interne werkprocessen van gemeente Deventer geoptimaliseerd, bijvoorbeeld door geschikte software aan te schaffen, medewerkers administratief te ondersteunen bij behandeling en kennis over deze wet actief te delen met de organisatie. Zo heeft gemeente Deventer meer specialisatie en expertise voor de Wet open overheid gecreëerd. Het streven voor 2025 is om niet alleen de behandelingstermijn te verkorten maar tegelijkertijd de juridische kwaliteit van de behandeling van Woo-verzoeken te verbeteren.

Actieve openbaarmaking: digitaal publiceren

Bij de stapsgewijze invoering van de actieve openbaarmaking wordt het ‘Meerjarenplan om de Wet open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren’ (22.04.2022) van de VNG als handleiding aangehouden. Per 1 november 2024 moeten de eerste  informatiecategorieën van de Wet open overheid verplicht openbaar worden gemaakt. Het gaat voor gemeenten om de volgende categorieën:

• Wetten en algemeen verbindende voorschriften (art. 3.3, eerste lid, onderdeel a);
• Overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, eerste lid, onderdeel b);
• Organisatie en werkwijze (art. 3.3, eerste lid, onderdeel d);
• Bereikbaarheidsgegevens (art. 3.3, eerste lid, onderdeel e);

De gemeente Deventer maakt deze eerste 4 informatie categorieën al openbaar, ook via de wettelijk verplichte Woo-index.  

Openbaar maken uit eigen beweging

De 17 informatie categorieën die de Woo verplicht voorschrijft om openbaar te maken uit eigen beweging, staan hierna in een overzicht weergegeven. Per categorie staat aangegeven of deze categorie reeds openbaar gemaakt wordt en zo ja, waar deze informatie staat.

Toekomstvisie op transparantie en toegankelijkheid

In de komende jaren streeft de gemeente naar meer transparantie en toegankelijkheid van informatie. Dit betekent dat we ons blijven inzetten op het verbeteren van de vindbaarheid, bruikbaarheid en bedienbaarheid van informatie voor al onze inwoners.

Vindbaarheid

We investeren in geavanceerde zoekfuncties en duidelijke navigatiestructuren op onze digitale platforms, zodat inwoners snel en eenvoudig de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben.

Bruikbaarheid

Onze informatievoorziening wordt verbeterd door het gebruik van begrijpelijke taal en visuele hulpmiddelen, zoals infographics en video’s, om complexe informatie toegankelijk te maken voor iedereen.

Toegankelijkheid

In lijn met het Besluit digitale toegankelijkheid overheid, zorgen we ervoor dat onze digitale diensten voldoen aan de hoogste toegankelijkheidsnormen. Dit omvat het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van onze websites en applicaties, zodat deze voor iedereen, ook mensen met een beperking, goed te gebruiken zijn.

Centrale website voor openbare informatie

Momenteel maakt de gemeente al 8 van de 17 informatiecategorieën openbaar via verschillende applicaties zoals Ibabs en Notubiz. Er is echter geen centraal overzicht van de hoeveelheid en inhoud van de documenten die openbaar zijn gemaakt. Om dit te verbeteren, werken we de komende jaren aan de ontwikkeling van een centrale website, bijvoorbeeld open.deventer.nl. Op deze website kunnen inwoners alle informatiecategorieën en meer vinden, waaronder raads- en collegestukken en andere, ook niet-verplichte, informatie.
De software voor deze centrale website moet voldoen aan verplichte standaarden, zoals de Web Content Accessibility Guidelines 2.1 (WCAG), de European Accessibility Act (EAA), en de richtlijnen van de Wet digitale overheid. Hierdoor wordt de informatie voor iedereen toegankelijk en bruikbaar.

Verbetering van informatievoorziening en -huishouding

Organisatie

Informatievoorziening – en alle daarbij behorende vraagstukken en oplossingen - wordt een steeds belangrijkere taak van de gemeente als organisatie. De samenleving digitaliseert steeds verder en daarmee de overheid ook. Hierdoor groeit ook het aantal eisen aan digitale infrastructuren en ontstaan er tegelijkertijd steeds meer wetten rondom deze thema’s om dit in goede banen te leiden. Zo moeten gemeenten zorgen dat de digitale structuren voor iedereen toegankelijk, beschikbaar en inzichtelijk zijn.

Deventer kent verschillende teams die zich met deze opgaven bezig houdt. DOWR-i is het team dat de technische kant van informatiehuishouding op zich neemt en kent meer dan 100 medewerkers. Samen beheren zij enkele honderden informatiesystemen en zijn zij het digitale aanspreekpunt binnen DOWR.
In 2024 is er een stap gezet op het gebied van informatiehuishouding en -beheer met de komst van een Chief Information Office  en het inrichten van een CIO bureau. Het CIO bureau is de verbindende schakel tussen beleidsvraagstukken, data, informatie en IT-oplossingen. Het bureau draagt verantwoordelijkheid voor visie, kaderstelling, strategie en sturing op de informatievoorziening. Binnen het CIO bureau bundelen medewerkers kennis en expertise op het gebied van informatiemanagement, architectuur, informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging (ISPA). Daarnaast zijn de vakgroepen Kennis & Verkenning en GEO Data Informatie onderdeel geworden van dit bureau.

Analoog archief

De medewerkers die het analoge archief beheren behoren tot het team Publiekscontacten. Het permanent te bewaren analoge archief, periode 1999-2019, wordt eind 2024 fysiek geplaatst bij Collectie Overijssel op Klooster 12. Het op termijn te vernietigen archief is ondergebracht bij VADA in Nijverdal. Inwoners kunnen bij Collectie Overijssel terecht voor de overgebrachte archieven tot en met 1998. Voor archiefstukken vanaf 1999 kunnen inwoners tot eind 2024 terecht bij Publiekscontacten.
Voor de bouwvergunningen uit alle periodes kunnen inwoners terecht bij Publiekscontacten. Dit team kan uitzoeken of de gezochte vergunning al bij Collectie Overijssel is of dat de gemeente deze zelf als een digitale kopie of in een digitaal dossier heeft. Ook kunnen inwoners zoeken op de site van de Collectie Overijssel naar bouwvergunningen.

Digitaal archief

In Deventer zijn e-Suite, Sharepoint, OneDrive en IJVI de meest gebruikte applicaties die fungeren als digitale archieven. Deze digitale archieven zijn alleen direct toegankelijk voor medewerkers van gemeente Deventer. DOWR-i werkt momenteel aan een volledig overzicht van de locaties en grootte van informatie, en hoe deze applicaties verbonden zijn en samenwerken: het informatiebeheerplan.

Hieronder staat een overzicht van de toename in digitale archiefstukken t.o.v. vorig jaar:

Bestuur en naleving

Het laatste informatiebeheerplan dateert van 2019. Door de vele nieuwe wetten en ontwikkelingen, zoals de aanstaande nieuwe Archiefwet, betekent dit dat het informatiebeheerplan enigszins verouderd is. In 2025 zal er een nieuw informatiebeheerplan verschijnen, inclusief een informatieplattegrond om overzicht en inzicht te krijgen welke en hoeveel informatie waar is vastgelegd. Het vernieuwde Uitvoeringsplan Informatiebeheer DOWR gemeenten 2023-2025 is in 2023 vastgesteld. Hierin staan zes kritieke succesfactoren beschreven die moeten worden vertaald naar acties waaraan de i-specialisten (op DOWR-i niveau en per gemeente) de komende jaren uitvoering geven. De focus ligt op digitale informatie duurzaam toegankelijk te beheren.